Tout ce que vous repoussez au dimanche soir.
Le courrier, les devis, les factures à relancer, les pièces pour le comptable, le dossier à monter. Je m'en charge, à Bollène ou à distance, pour exactement les heures dont vous avez besoin.
Secrétariat et courrier
Boîte mail, courrier, agenda : le quotidien tenu à jour.
Facturation et relances
Des devis envoyés à temps, des factures qui rentrent.
Préparation comptable
Les pièces triées et transmises à votre expert-comptable.
Dossiers et appels d'offres
Un dossier complet, dans les délais, sans pièce manquante.
Classement et archivage
Un arriéré remis à plat, des papiers qu'on retrouve.
Permanence téléphonique
Vos appels pris, vos rendez-vous posés, pendant que vous travaillez.
Rédaction et mise en page
Courriers, comptes rendus, documents propres et envoyés.
Suivi des échéances
Le calendrier des déclarations tenu, rien d'oublié.
Ce que je fais concrètement, et ce que je ne fais pas.
Chaque prestation se prend seule ou combinée aux autres, à l'heure, au forfait ou en mission ponctuelle. Je ne fais ni conseil comptable, ni juridique, ni fiscal : ce sont des professions réglementées, et je travaille en bonne intelligence avec les vôtres.
Secrétariat courant, courrier et agenda.
Je tiens votre boîte mail et votre courrier : je trie, je réponds à ce qui peut l'être, je vous signale ce qui vous attend. Votre agenda reste à jour et vos rendez-vous confirmés.
- tri et réponse aux courriels, courrier entrant et sortant ;
- tenue de l'agenda, confirmation des rendez-vous ;
- rédaction et envoi des courriers récurrents.
Devis, facturation et relances.
Vos devis partent le jour même, vos factures suivent le chantier ou la prestation, et je relance les impayés avec méthode, sans abîmer la relation avec vos clients.
- établissement des devis et des factures dans votre outil ;
- suivi des règlements, relances amiables écrites et téléphoniques ;
- état mensuel de ce qui est encaissé et de ce qui reste dû.
Préparation comptable et transmission au cabinet.
Je rassemble, classe et numérise les pièces, je rapproche les factures et les relevés, et je transmets un dossier complet à votre cabinet. Il gagne du temps, vous payez moins de reprises.
- collecte et classement des justificatifs d'achats et de ventes ;
- rapprochement avec les relevés bancaires ;
- dépôt sur l'espace de votre cabinet, aux dates convenues.
Dossiers administratifs et appels d'offres.
Un dossier de qualification, une demande d'aide, une réponse à un marché public : je lis le règlement, je liste les pièces, je les réunis et je dépose dans les délais.
- constitution et suivi des dossiers administratifs ;
- réponse aux appels d'offres : pièces, mise en forme, dépôt ;
- tenue à jour des attestations qui expirent.
Classement, archivage et remise à plat.
Le carton de papiers de l'année dernière, l'armoire où plus rien ne se retrouve : je remets tout à plat, je numérise ce qui doit l'être, et je vous laisse un classement que vous saurez tenir.
- reprise d'un arriéré, tri et classement physique ;
- numérisation et nommage des documents ;
- plan de classement simple, papier et numérique.
Permanence téléphonique et prise de rendez-vous.
Sur les créneaux convenus, je réponds en votre nom, je qualifie la demande et je pose le rendez-vous dans votre agenda. Vous rappelez quand vous êtes disponible, avec les bonnes informations.
- réception des appels sur des plages définies ;
- prise de messages et de rendez-vous ;
- compte rendu en fin de journée.
Rédaction, mise en page et envoi.
Courriers, comptes rendus, attestations, tableaux de suivi : je rédige ou je mets en forme, et j'envoie par le bon canal, courriel, courrier ou recommandé.
- rédaction et relecture de courriers professionnels ;
- mise en page de documents et de tableaux ;
- envois, y compris recommandés et dématérialisés.
Suivi des échéances déclaratives.
Je tiens le calendrier de vos obligations et je vous préviens à l'avance, avec les pièces prêtes. Le calendrier, pas le conseil : le contenu des déclarations reste du ressort de votre expert-comptable.
- calendrier des échéances propre à votre activité ;
- rappels anticipés et pièces préparées ;
- coordination avec votre cabinet comptable.